ZAPYTANIE OFERTOWE

W związku z art.4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity  Dz. U z 2010 r. Nr 113 poz. 759 ze zm.) zwracamy się z zapytaniem ofertowym o cenę dostaw/ usług /robót budowlanych *
1.    Zamawiający:
Gmina Stoszowice
Stoszowice 97
57-213 Stoszowice
Tel. 74 8164 510; fax. 74 8181 059, www.stoszowice.pl; gmina@stoszowice.pl

2.    Nazwa projektu: „Markowa turystyka kulturowa – wspólny produkt turystyczny Subregionów Sowiogórskiego i Ziemi Kłodzkiej – cykl imprez o znaczeniu regionalnym wykorzystujący dolnośląskie podziemia i fortyfikacje – Twierdze Kłodzko i Srebrna Góra”.
3.    Nazwa przedmiotu  zamówienia: „Promocja produktów turystycznych – promocja w mediach - Stoszowice” (zgodnie z wnioskiem)

Kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie kampanii medialnej imprez pn. FortFan „Święto Twierdzy Srebrna Góra” i „Festiwal Podróżników 3 Żywioły na Twierdzy Srebrna Góra”, które zostaną zorganizowane w ramach projektu pn. „Markowa turystyka kulturowa – wspólny produkt turystyczny Subregionów Sowiogórskiego i Ziemi Kłodzkiej – cykl imprez o znaczeniu regionalnym wykorzystujący dolnośląskie podziemia i fortyfikacje – Twierdze Kłodzko i Srebrna Góra”, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 – 2013.

4.    Termin realizacji zamówienia:
Zamówienie realizowane będzie w dwóch etapach:
1)    I etap obejmujący przygotowanie i przeprowadzenie kampanii medialnej imprezy pn. FortFan „Święto Twierdzy Srebrna Góra”, która odbędzie się w dniach 10 - 12.06.2011 r. termin realizacji kampanii od 27.05.2011 do 10.06.2011 r.
2)    II etap obejmujący przygotowanie i przeprowadzenie kampanii medialnej imprezy pn. FortFan „Festiwal Podróżników 3 Żywioły na Twierdzy Srebrna Góra”, która odbędzie się w dniach 02-04.09.2011 r.  – termin realizacji kampanii od 19.08.2011 r. do 02.09.2011 r.

Rozliczenie prac nastąpi na podstawie potwierdzeń wykonania zamówienia i faktur VAT po zakończeniu każdego z etapów (jedna faktura za cały zakres prac w etapie)

5.    Kryterium oceny ofert:
Cena – waga 100 %                               
                                                                 najniższa oferowana cena
Sposób obliczenia ceny: c(cena oferty) = ------------------------------------- x 100 pkt
                                                                     cena badanej oferty

Cena oferty powinna zawierać wszystkie koszty, jakie Zamawiający będzie musiał ponieść w czasie realizacji projektu – zaprojektowanie, wykonanie, transport, montaż itp. Cena podlegająca ocenie będzie łączną ceną brutto wyrażoną w złotych polskich, obejmującą wszystkie koszty wykonania zamówienia. Cena oferty stanowi wartość umowy i będzie niezmienna w toku realizacji całej umowy.

6.    Inne istotne warunki zamówienia:
a)    Szczegółowy przedmiot zamówienia dot. imprezy pn. FortFan „Święto Twierdzy Srebrna Góra” obejmuje kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie kampanii medialnej w wybranych miejscach na terenie województwa dolnośląskiego, polegające na:

1)    Przygotowaniu i nagraniu radiowego spotu reklamowego o długości min. 30” oraz jego emisji w rozgłośni radiowej obejmującej swoim zasięgiem województwo dolnośląskie – minimalna ilość emisji -  40; w terminie od  30.05.2011 do 10.06.2011 r. Jako dowód wykonania zamówienia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wersję elektroniczną zatwierdzonego spotu reklamowego na płycie CD oraz plan kampanii reklamowej uzgodniony i podpisany z radiem.

2)    Przygotowaniu i nagraniu telewizyjnego spotu reklamowego o długości min. 30” oraz jego emisji w telewizji lokalnej obejmującej swoim zasięgiem minimum dwa powiaty: kłodzki i dzierżoniowski - minimalna ilość emisji -  300 w terminie od  27.05.2011 do 10.06.2011 r. Jako dowód wykonania zamówienia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wersję elektroniczną zatwierdzonego spotu reklamowego na płycie CD oraz plan kampanii reklamowej uzgodniony i podpisany z telewizją.
3)    Przygotowaniu i nadaniu reklam prasowych w tygodnikach lokalnych obejmujących swoim zasięgiem powiaty: świdnicki, dzierżoniowski, kłodzki, ząbkowicki, wałbrzyski. Minimum pięć tytułów prasowych, których zasięg nie powinien się powielać – należy podać jakich; po jednej emisji w każdym z nich w terminie od 30.05.2011 r. do 9.06.2011 r. Reklama na stronach kolorowych w formacie min. 290 cm2.

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany będzie w ramach konsultacji projektu poszczególnych etapów kampanii z Zamawiającym, udokumentować spotkania z reprezentantami Zamawiającego (minimum dwa razy w siedzibie Zamawiającego) notatką potwierdzoną przez reprezentantów Zamawiającego.

We wszystkich elementach kampanii promocyjnej obowiązkowo muszą być spełnione obowiązki informacyjno - promocyjne zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach wymienionych i dostępnych na stronie internetowej RPO WD pod adresem: http://dolnyslask.pl/default.aspx?docId=3580 i będą podlegały akceptacji przez Zamawiającego.

b)    Szczegółowy przedmiot zamówienia dot. imprezy pn. FortFan „Festiwal Podróżników 3 Żywioły na Twierdzy Srebrna Góra” obejmuje kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie kampanii medialnej w wybranych miejscach na terenie województwa dolnośląskiego, polegające na:

1)    Przygotowaniu i nagraniu radiowego spotu reklamowego o długości co najmniej 30” oraz jego emisji w rozgłośni radiowej obejmującej swoim zasięgiem województwo dolnośląskie – minimalna ilość emisji -  40 w terminie od  22.08.2011 r. do 02.09.2011 r. Jako dowód wykonania zamówienia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wersję elektroniczną zatwierdzonego spotu reklamowego na płycie CD oraz plan kampanii reklamowej uzgodniony i podpisany z radiem.

2)    Przygotowaniu i nagraniu telewizyjnego spotu reklamowego o długości co najmniej 30” oraz jego emisji w telewizji lokalnej obejmującej swoim zasięgiem minimum dwa powiaty: kłodzki i dzierżoniowski - minimalna ilość emisji -  300 w terminie od 19.08.2011 do 02.09.2011 r. Jako dowód wykonania zamówienia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wersję elektroniczną zatwierdzonego spotu reklamowego na płycie CD oraz plan kampanii reklamowej uzgodniony i podpisany z telewizją.

3)    Przygotowaniu i nadaniu reklam prasowych w tygodnikach lokalnych obejmujących swoim zasięgiem powiaty: świdnicki, dzierżoniowski, kłodzki, ząbkowicki, wałbrzyski. Minimum pięć tytułów prasowych, których zasięg nie powinien się powielać – należy podać jakich; po jednej emisji w każdym z nich w terminie od 30.05.2011 r. do 9.06.2011 r. Reklama na stronach kolorowych w formacie min. 290 cm2.

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany będzie w ramach konsultacji projektu kampanii z Zamawiającym, udokumentować spotkanie z reprezentantami Zamawiającego (minimum dwa razy w siedzibie Zamawiającego) notatką potwierdzoną przez reprezentantów Zamawiającego.

We wszystkich elementach kampanii promocyjnej obowiązkowo muszą być spełnione obowiązki informacyjno - promocyjne zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach wymienionych i dostępnych na stronie internetowej RPO WD pod adresem: http://dolnyslask.pl/default.aspx?docId=3580 i będą podlegały akceptacji przez Zamawiającego.

7.    Sposób przygotowania oferty .
Ofertę sporządzić należy na załączonym druku „OFERTA” ( zał.nr.1 do niniejszego zapytania). Ofertę sporządzić należy w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną. W przypadku składania oferty w siedzibie zamawiającego lub pocztą na kopercie należy umieścić napis „Zapytanie ofertowe na promocję produktów turystycznych – promocję w mediach - Stoszowice”.
Ofertę złożyć można osobiście u zamawiającego pokój nr 12 , pocztą, pocztą elektroniczną na adres: promocja@stoszowice.pl lub faksem pod nr 74 8181 059
8.    Miejsce i termin złożenia oferty.
Ofertę złożyć należy do dnia 25.03.2011 r. do godz. 13.00
9.    W przypadku, gdy w określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym terminie nie wpłynie żadna oferta lub wpłynie/wpłyną mniej niż 2 ważne oferty, Zamawiający unieważni to postępowanie i przeprowadzi nowe. W przypadku niewpłynięcia wymaganej ilości ofert w drugim postępowaniu, Zamawiający dokona wyboru dowolnego wykonawcy, który spełnia wszystkie kryteria i warunki określone w niniejszym zapytaniu ofertowym.
10.    Zamawiający po wyborze najkorzystniejszej oferty niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Wykonawców, zamieszczając informację na stronie internetowej.
11.    Zamawiający informuje, że w niniejszym postępowaniu Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej określonej w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zmianami).
12.    Dane osoby do kontaktu: Małgorzata Chmiel – inspektor ds. promocji i kultury, tel. 074/8164538; e-mail: promocja@stoszowice.pl