Zapytanie ofertowe na organizację rekonstrukcji historycznej w czasie Święta Twierdzy Srebrna Góra w dniach 18-20.06.2010 w ramach projektu pn. ”REKONSTRUKCJE HISTORYCZNE – Rekonstukcje historyczne wspólnym produktem turystycznym polsko – czeskiego pogranicza” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska – Rzeczpospolita Polska 2007 – 2013 „Przekraczamy granice”

Postępowanie nie podlega w ustawie z dnia  29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 14.ooo euro (art.4 pkt. 8 ustawy).

            1. Zamawiający:

           Gmina Stoszowice
           57 – 216 Stoszowice, Stoszowice 97
           REGON  890718455, NIP 887-16-35-220

2. Nazwa projektu:

„REKONSTRUKCJE HISTORYCZNE – Rekonstrukcje historyczne wspólnym produktem turystycznym polsko – czeskiego pogranicza” -

3. Opis przedmiotu oraz zakres zamówienia:

Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:

1.    zapewnienie i przygotowanie miejsca na Twierdzy Srebrna Góra (obozowiska) dla 140 żołnierzy biorących udział w historycznej inscenizacji bitwy
2.    przygotowanie wyżywienia 18-20.06.2010 r. (2 śniadania – sobota niedziela, 1 obiad - sobota i 2 kolacje – piątek, sobota) dla 140 żołnierzy oraz dla obsługi ok. 30 osób w dniu 19.06.2010 r.
3.    przygotowanie miejsca rekonstrukcji bitwy – uporządkowanie terenu, pomoc przy  rozstawieniu na nim niezbędnych elementów zgodnych ze scenariuszem widowiska
4.    zapewnienie nagłośnienia oraz narracji podczas rekonstrukcji historycznej bitwy
5.    zwrot kosztów dojazdu dla 140 żołnierzy
6.    zwrot kosztów dowozu armat regimentom i zwierząt do miejsca inscenizacji bitwy,
7.    przygotowanie efektów pirotechnicznych w czasie rekonstrukcji i pokazu sztucznych ogni w dniu 19.06.2010 r.




4. Termin i miejsce realizacji zamówienia:
•    Miejsce realizacji zamówienia: Srebrna Góra
•    Termin realizacji zamówienia: 18 – 20.06.2010 r.
    
5. Miejsce, sposób i termin składania ofert.
Oferty należy złożyć w zamkniętej kopercie (zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie w poufności jej treść oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność) w sekretariacie Urzędu Gminy Stoszowice, 57-213 Stoszowice 97 w terminie do dnia 10-05-2010 r. do godz. 15.30
z dopiskiem:
„Oferta  na organizację rekonstrukcji historycznej w Srebrnej Górze”
Oferty, które wpłyną do Urzędu Gminy po wyznaczonym terminie składania ofert będą odsyłane bez otwierania. Nie dopuszcza się składania ofert w wersji elektronicznej.
6. Rodzaje i opis kryteriów, którymi Beneficjent będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert oraz opis sposobu obliczenia ceny.
Przy wyborze ofert Beneficjent  będzie się kierował następującymi kryteriami:
1 kryterium:  cena  -  waga  100%     
7.    Sposób obliczenia ceny:

                             najniższa oferowana cena
C (cena oferty) = _____________________  x 100 pkt.
                                cenę badanej oferty
- Cena oferty powinna zawierać wszystkie koszty, jakie Zamawiający będzie musiał ponieść w czasie realizacji projektu

- Cenę netto oraz podatek od towarów i usług VAT należy wyszczególnić w ofercie.

- Cena podlegająca ocenie będzie łączną ceną brutto wyrażoną w złotych polskich, obejmującą wszystkie koszty wykonania zamówienia.

- Zamawiający nie dopuszcza podania ceny w walutach obcych.

- Cena oferty stanowi wartość umowy i będzie niezmienna w toku realizacji całej umowy.
8. Opis warunków udziału w postępowaniu:
O zamówienie może ubiegać się wykonawca, który spełnia następujące warunki:
1)posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2)posiada niezbędna wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
3)znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
4)nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.
Warunki szczegółowe wymagane od wykonawcy:
- informację o doświadczeniu w organizacji tego typu przedsięwzięć,
- wycena poszczególnych działań

9. Oferta
Oferta musi zawierać:
-  formularz oferty – stanowiący  zał. nr 1 do zapytania ofertowego
-  dokumenty i  informacje potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu określonych w punkcie 8 (wzory podane na str. 6,7 niniejszego zapytania)
Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną  do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji oferenta określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacji firmy oferenta.
Oferta powinna być w sporządzona w języku polskim,
Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy po uprzednim porównaniu i ocenie wszystkich ofert. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub wariantowych,
Dokumenty dołączone do oferty muszą  być złożone w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem  przez wykonawcę kserokopii.
Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w następujący sposób:  spełnia, nie spełnia.
W przypadku, gdy w określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym terminie nie wpłynie żadna oferta lub wpłynie/wpłyną mniej niż 2 ważne oferty, Zamawiający unieważni to postępowanie i przeprowadzi nowe. W przypadku niewpłynięcia wymaganej ilości ofert w drugim postępowaniu, Zamawiający dokona wyboru dowolnego wykonawcy, który spełnia wszystkie kryteria i warunki określone w niniejszym zapytaniu ofertowym.

10. Rozstrzygniecie postępowania i zlecenie realizacji zamówienia
Postępowanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte nie później niż w dniu 12-05-2010 r. do godz. 15.30
O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą faxową lub mailową najpóźniej w dniu 13-04-2010 r. do godz. 15.30.  Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięcia w/w terminów w sytuacji, gdyby wynikało z konieczności przedłużenia analizy ofert i związanej z tym potrzeby uzyskania dodatkowych informacji od oferentów.

Stoszowice, dnia 30-04-2010 r.
Zatwierdził i podpisał:  Wójt Gminy Stoszowice  -Marek Janikowski